Zahlungsmanagement


Zahlungsmanagement

Odoo bietet Ihnen Formulare um Zahlungsaufträge vorzubereiten, zu validieren und auszuführen. Dies erlaubt die Verwaltung von folgenden Themen:

  1. Zahlungen die an mehreren Tagen getätigt werden müssen
  2. automatische Zahlungstage
  3. die Auseinanderhaltung von Zahlungsvorbereitungen und Zahlungsbestätigungen in Ihrem Unternehmen
  4. Vorbereiten eines Auftrags während der Woche, welche mehrere Zahlungen enthält und im zweiten Schritt das Erstellen eines Zahlungsdokuments am Ende der Woche.
  5. Erstellen einer Datei zur elektronischen Zahlung, die zur Ausführung zu einer Bank geschickt werden
  6. Aufteilen der Zahlungen je nach Stand Ihrer Konten

 

Abstimmung/Abgleichung (von Konten) und Zahlungen

In odoo gilt eine Rechnung als bezahlt, wenn ihre Buchungseinträge mit den Zahlungseingängen abgestimmt/abgeglichen worden sind. Wenn keine Abstimmung/Abgleichung stattgefunden hat, kann eine Rechnung im offenen Zustand bleiben, bis die Zahlung eingegangen ist.

Tip

Abstimmung/Abgleichung und Zahlung

Um Überraschungen zu vermeiden, ist es wichtig, die Idee der Abstimmung/Abgleichung und deren Verbindung zur Rechnungszahlung zu verstehen.

Auf einer Rechnung finden Sie das Kontrollkästchen „bezahlt“ Kontrollkästchen Paid/Reconciled. Es wird überprüft, ob der Journaleintrag der Rechnung komplett mit einem oder mehreren Journaleinträgen von Zahlungen abgestimmt worden ist.

 

Hinweis

Abstimmung/Abgleichung

Die Abstimmung/Abgleichung verbindet Einträge eines Kontos, welche sich gegenseitig aufheben - sie sind untereinander abgestimmt/sie sind abgeglichen worden (Summe der Einnahmen = Summe der Ausgaben).

Dies wird in der Regel für Zahlungen und entsprechende Rechnungen angewendet.

Ohne den Abstimmungsprozess/Abgleichungsprozesses, wäre odoo nicht in der Lage, Rechnungen, welche gezahlt worden sind, zu markieren. Nehmen wir an, dass Sie für den Kunden „YX“ die folgende Situation haben:

• Rechnungs-Nr. z.B.: 145: CHF 50

• Rechnungs-Nr. z.B.: 167: CHF 120

• Rechnungs-Nr. z.B.: 184: CHF 70

Wenn Sie eine Zahlung von CHF 120 erhalten, wird odoo die Abstimmung verzögern, weil es eine Auswahl von Rechnungen zu zahlen gibt. Es könnte entweder die Rechnungs-Nr. 145 plus die Rechnungs-Nr. 184 oder die Rechnungs-Nr. 167 beglichen werden.

In regelmäßigen Abständen und unabhängig von den Rechnungen, kann ein automatischer Importvorgang oder ein manuelles Abschlussverfahren verwendet werden, um die Kontoauszüge aufzulisten. Diese umfassen alle Zahlungen von Lieferanten und Kunden sowie allgemeine Vorgänge, wie zum Beispiel zwischen Konten.

Wenn ein Konto bestätigt ist, werden die entsprechenden Buchungen automatisch von odoo erzeugt.

Rechnungen werden als bezahlt markiert, wenn Buchungen für die Rechnung mit Buchungen über deren Zahlung abgestimmt worden sind.

Dieser Abstimmungsprozess/Abgleichungsprozess kann zu verschiedenen Zeiten im Prozess durchgeführt werden, je nach Ihren Wünschen:

• bei der Dateneingabe für die Zwischenbilanz,

• manuell aus den Kontounterlagen,

• automatisch durch odoos intelligentes Abstimmungssystem/Abgleichungssystem.

 

Sie können einen Buchungssatz direkt erstellen, ohne Rechnungen oder Kontoauszüge. Um dies zu tun, verwenden Sie das schnelle Dateneingabeformular in einem Journal. Einige Buchhalter bevorzugen diese Vorgehensweise, weil sie das Kontieren in der Buchführung und nicht die Verarbeitung in Form von Rechnungen und Zahlungen gewohnt sind.

Sie sollten aber wirklich die Formulare für Rechnungen und Kontoauszüge verwendet, anstatt die manuelle Dateneingabe. Diese Formulare sind einfacher und werden von einem Fehler-Controlling-System verwaltet.

 

Aufzeichnungsbasiertes Abrechnungssystem

Alle Buchungsvorgänge in odoo basieren auf dem Kontieren (Buchungssätze) – egal, ob sie direkt oder durch eine Rechnung erstellt werden.

So werden Erinnerungen für Kunden schnell aus der Liste der nicht abgeglichenen Einträge aus Forderungen von Lieferungen der jeweiligen Partner generiert. In einer einzigen Erinnerung, finden Sie die ganze Reihe von unbezahlten Rechnungen und nicht abgeglichenen Zahlungen wie zum Beispiel Vorauszahlungen.

Ebenso basieren Abschlüsse wie das Hauptbuch, der Kontostand, der alter Saldo (oder chronologische Saldi) und die verschiedenen Journale alle auf Buchungen. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Buchung über ein Rechnungsformular oder direkt im Rechnungsjournal erzeugt haben.

Bei der Verwendung von integriertem Rechnungswesen, sollten Sie dennoch diesen Standardabrechnungsprozess wählen, da einige Module direkt abhängig von Rechnungsbelegen sind. So kann beispielsweise ein Auftrag so konfiguriert werden, dass die Zahlung der Rechnung abgewartet wird, bevor die Lieferung ausgelöst wird. In einem solchen Fall erzeugt odoo für den Kunden automatisch einen Rechnungsentwurf, der an den Kunden geschickt wird.

 

Zahlungen

Eine Rechnung wird von odoo automatisch als bezahlt markiert, sobald die Rechnungsbuchungen mit Zahlungseingängen abgeglichen worden sind. Sie selbst müssen die Rechnungen nicht als bezahlt markieren: odoo handhabt dies, wenn Sie Ihre Zahlungen abgleichen.

 

Tip

Eine Gutschrift abgleichen

Im Allgemeinen gleichen Sie die Rechnungsbuchungen mit deren Zahlung(en) ab. Sie können eine Rechnung aber auch mit den Einträgen aus der entsprechenden Gutschrift abgleichen, um sie auf beiden Seiten zu verwerfen/löschen.

Sie haben den Button „Zahlung“ im Rechnungsformular mit Status „offen“ gesehen. So können Sie Zahlungen eingeben und Einträge sehr schnell abgleichen.

Sie können die Rechnungszahlungen auch verwalten, wenn Sie Kontoauszüge und Zahlungstransaktionen eintragen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle der Finanztransaktionen und eine grössere Flexibilität in folgenden Bereichen:

• Voraus- und Teilzahlungen von Rechnungen,

• Zahlung von mehreren Rechnungen durch mehrere Zahlungen,

• feinkörnige Steuerung von verschiedenen Fälligkeiten derselben Rechnungen,

• Verwaltung von unterschiedlichen Zahlungsbeträgen als diejenigen auf der Rechnung

 

Manuelle Eingabe

Wenn Sie den Namen eines Partners eingeben, schlägt odoo automatisch das zugehörige Konto vor. Der komplett fällige Betrag für den Kunden ist vorausgefüllt. Dies gibt Ihnen einen einfachen Hinweis für die effektive Zahlung. Anschliessend müssen Sie den Betrag eingeben, der auf Ihrer Auftragsliste steht: ein negatives Vorzeichen für einen Zahlungsverzug und ein positives Vorzeichen für eine Barzahlung oder Anzahlung.

 

Rechnungen importieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche „importieren“ und klicken Sie auf hinzufügen, um diejenigen Rechnungen auszuwählen, deren Zahlung abgeglichen werden soll. Klicken Sie auf auswählen, um die Auswahl zu bestätigen; Die Position wird automatisch um die entsprechende Abgleichung ergänzt.

Abgleichung von Dateneingaben des Bank-Kontoauszugs


Hinweis
Abgleichung
Es sind verschiedene Methoden der Abgleichung möglich: über die Buchhaltungseinträge, beim Speichern der Zahlung direkt auf der Rechnung oder mit dem automatischen Abgleichungswerkzeug.
Sie können entweder eine vollständige oder eine teilweise Abgleichung durchführen.
Wenn Sie eine Betrags-Differenz sehen zwischen der Zahlung und der Rechnung, welche abgeglichen werden solle, können Sie den Unterschied im Abschreibungsformular eingeben. Sie müssen ein Konto für die Anpassung erstellen. Die Hauptgründe für die Betrags-Differenz sind meistens:
• Gewinn- und Verlustrechnung,
• Umrechnungsdifferenzen,
• Rabatte für schnelle Zahlungen.


Wenn die Abgleichung abgeschlossen ist - das heißt, die Höhe der Zahlung ist gleich wie die Summe der fälligen Zahlungen sowie der Anpassungen - können Sie das Abgleichungsformular schließen.
Der Abgleichungsprozess ist optional – Sie können dies genauso gut später machen oder gar nicht. Allerdings hat die Abgleichung zwei besondere Auswirkungen:
• es wird gekennzeichnet, dass die Rechnungen bezahlt wurde,
• es wird vermieden, dass Zahlungen und Rechnungsbeträge auf Erinnerungsschreiben an Kunden erscheinen. Solange Sie sie nicht abgeglichen haben, wird ein Kunde, Rechnungs- und Zahlungsbeträge auf seinem Erinnerungsschreiben sehen (dies wird den Saldo nicht verändern, da sie sich gegenseitig aufheben).


Zum Schluss, wenn Sie den kompletten Bank-Kontoauszug eingegeben haben, können Sie diesen validieren. odoo erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungseinträge, wenn der berechnete Saldo dem Schlusssaldo entspricht, im Feld Saldo angezeigt. Die abgeglichenen Rechnungen sind zu diesem Zeitpunkt als bezahlt markiert.
Sie können auch allgemeine Buchungssätze eingeben, zum Beispiel Bankgebühren. In solchen Fällen können Sie die Beträge direkt in der entsprechenden Finanzbuchführung eingeben.
Ein Benutzer mit fortgeschrittenen buchhalterischen Fähigkeiten kann Buchungen direkt in das Bankjournal eingeben. Das Ergebnis ist das gleiche, aber die Operation ist komplexer, weil Sie wissen müssen, wie Sie die Konten nutzen können und das Konzept der doppelten Buchhaltung (Kredit- und Debit) kennen sollten.

 

Wie verwalten Sie Ihre Zahlungsaufträge?

Lieferantzahlungen sind Teil des odoo Kernsystems.

Das System lässt Sie eine Reihe von Zahlungen eingeben, die von Ihren verschiedenen Bank-Konten ausgeführt werden. Sobald die verschiedenen Zahlungen erfasst wurden, können Sie die Zahlungsaufträge zu überprüfen. Während der Überprüfung können Sie Zahlungsaufträge ändern und genehmigen, in dem Sie den Auftrag für den elektronischen Zahlungsverkehr an die Bank senden.

Wenn Sie zum Beispiel eine Lieferantenrechnung mit einem grossen Betrag zahlen müssen, können Sie die Zahlungen auf mehrere Bankkonten aufteilen, gemäss deren verfügbaren Saldi. Um dies zu tun, können Sie mehrere Entwurfsaufträge vorbereiten. Validieren diese, sobald Sie glauben, dass die Aufteilung korrekt ist.

Dieser Prozess kann auch regelmässig eingeplant werden. In einigen Unternehmen wird ein Zahlungsauftrag im Entwurfszustand gehalten und es werden jeden Tag Zahlungen zur Entwurfsliste hinzugefügt. Am Ende der Woche, bewertet und bestätigt der Buchhalter alle wartenden Zahlungsaufträge.

Sobald der Zahlungsauftrag bestätigt ist, gibt es noch einen weiteren Überprüfungsschritt, den ein Buchhalter durchführen muss. Sie können sich vorstellen, dass diese Aufträge von einem Kaufmann vorbereitet und dann von einem Manager genehmigt werden, um mit der Zahlung weiterzufahren.

 

Tip

Zahlungsablauf

Ein odoo-Workflow bestimmt den Ablauf eines Zahlungsauftrages. Wählen Sie einen Zahlungsauftrag, und wenn Sie im Erstellungsmodus sind, klicken Sie auf Debug View # und wählen Sie „drucken-Workflow“, um den Zahlungsworkflow zu drucken.

Sie können komplexere Arbeitsablaufsregeln integrieren, um Zahlungsaufträge zu verwalten, indem Sie den Arbeitsablauf anpassen. Zum Beispiel, müssen in einigen Unternehmen Zahlungen von einem Manager unter bestimmten Cashflow oder Grenzkosten genehmigt werden.

Zahlungsworkflow

In kleinen Unternehmen ist es in der Regel die gleiche Person, welche die  Zahlungsaufträge einträgt und diese überprüft. In diesem Fall klicken Sie einfach auf die beiden Schaltflächen, eine nach der anderen, um die Zahlung zu bestätigen.

 

 

Anwendungsbeispiele

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