Rechnungen und Zahlungen


Rechnungen

In odoo beinhaltet das Konzept der Rechnung folgende Dokumente:

  • Die Kundenrechnung
  • Die Lieferantenrechnung
  • Eine Kundegutschrift oder Rückzahlung
  • Eine Lieferantengutschrift oder Rückzahlung

Nur der Rechnungstyp und der Repräsentationsmodus unterscheiden sich voneinander. Alle Dokumente werden allerdings im gleichen Objekttyp gespeichert.

Hinweis

Rechnungstypen

Es gibt einige Vorteilte in der Ableitung der Rechnungstypen des gleichen Objekts. Die zwei wichtigsten sind:

  • In einem Multi-Unternehmen mit internen Rechnungen, wird eine Kundenrechnung in der einen Firma zur Lieferantenrechnung für die andere Firma
  • Rechnungen können im gleichen Menü gesucht und bearbeitet werden. odoo bietet Ihnen eine Übersicht der Rechnungen von Lieferanten, Kunden und Gutscheine in einer Liste

Hinweis

Gutscheine

Ein Gutschein ist ein Dokument, welches Ihnen erlaubt ganze Rechnungen oder Teile davon zu stornieren.

Kundenrechnungen können in odoo über Finanzen > Kunden > Ausgangsrechnungen abgerufen werden. Lieferantenrechnungen über Finanzen > Lieferanten > Eingangsrechnungen.

Die meiste Zeit über generiert odoo automatisch Rechnungen. Normalerweise ist es also nicht nötig, Rechnungen von Hand zu erstellen, sondern diese nur zu bestätigen oder zu validieren. odoo generiert Rechnungen auf verschiedene Arten:

  • aus Kunden- oder Lieferantenrechnungen
  • aus Belegen oder Absendungen von Waren
  • aus geleisteter Arbeit (Arbeitsstunden)
  • aus abgeschlossenen Aufgaben
  • aus Gebühren oder anderen Ausgaben

Die anderen Prozesse generieren Entwurfsrechnungen. Diese müssen zuerst vom zuständigen Systembenutzer bestätigt werden.

Rechnungen können auch manuell erfasst werden. Dies gilt normalerweise für Rechnungen die nicht in Beziehung mit Aufträgen oder Gutschriften stehen. Wenn das System nicht korrekt konfiguriert wurde, müssen Sie die Rechnung vor dem Abschicken an den Kunden bearbeiten.

Wenn Sie Zum Beispiel nicht realisiert haben, dass der Kunde steuerfrei ist, wird die Rechnung, die Sie aus einem Auftrag generieren die normale MwSt. enthalten. Sie haben dann die Möglichkeit, dies vor der Validierung der Rechnung zu ändern.

Eingabe einer Kundenrechnung

Das Prinzip der Eingabe von Daten für Rechnungen in odoo ist sehr einfach, da es Personen ohne Buchhaltungskentnisse auch bedienen können. Dies bedeutet, dass Ihre Buchhaltungsinformationen immer aktuell gehalten werden können.

Gleichzeitig können Personen mit Buchhaltungskentnissen vom vollen Funktionsumfang profitieren. Jeder vorgeschlagene Wert in odoo kann später modifiziert werden.

Starten Sie, indem Sie eine Kundenrechnung manuell erfassen. Unter Finanzen > Kunden > Kunden > Rechnungen können Sie neue Rechnungen erstellen.

Eingabe einer neuen Rechnung

Das Dokument ist aus drei Teilen zusammengesetzt:

  • der obere Bereich der Rechnung enthält Kundeninformationen
  • der Hauptbereich enthält die detaillierten Rechnungszeilen
  • der Fussbereich enthält zusätzliche Informationen wie Steuern und Totale

Bei der Eingabe eines Dokumentes in odoo, sollten Sie immer darauf achten, dass Sie die Felder aufgelisteter Reihenfolge ausfüllen sollten. So stellen Sie sicher, dass die späteren Felder automatisch durch die Auswahl der vorheregehenden Felder ausgefüllt werden. Wenn Sie also den Kunden auswählen, werden folgende Felder automatisch ausgefüllt:

  • die Rechnungsadresse steht in Verbindung mit dem Kundenkontakt, welcher den Adresstyp der Rechnung im Kundenformular (oder sonst den Standard-Adresstyp)
  • das Kundenkonto bezieht sich auf das Konto in der Buchhaltung, das sich in einem Reiter des Kundenformulars befindet.
  • Eine spezifische Standard-Zahlungsmethode kann für diesen Kunden im Reiter „Finanzen“ des Kundenformulars definiert werden. Zahlungsbedingungen werden nach Regeln der Zahlung der Rechnung erstellt. Ein Beispiel: 50% in 21 Tagen und 50% in 60 Tages vom Ende des Monats.

Hinweis

Eigenschaftenfelder

Die Eigenschaften Felder auf dem Kundenformular oder dem Produktformular sind Mehrbetriesfelder. Der Wert, den der User in diesen Feldern sieht hängt vom Unternehmen ab.

Arbeiten Sie in einem Mehrbetriebsunternehmen, welche eine Datenbank benützt, werden Sie mehrere Kontenpläne haben. Aktiv- und Passivkonten für einen Kunden hängen von der Firma des Benutzers ab.

Tipp

Kundenbeziehungen einsehen

Sie können über gewiese Beziehungsfelder in odoo mehr Informationen beziehen.

  • In odoo ist eine Beziehung meistens ein Hyperlink – dieser bringt Sie zum Hauptformular mit allen Aktionen und Links

Sie können die Kunden sehr schnell nach folgendem durchsuchen:

  • aktuelle Verkäufe and Einkäufe
  • CRM anfragen
  • offene Rechnungen
  • Konteneinträge
  • Kreditoren- und Debitorenkonten

Sie können den Rechnungen auch mehr detaillierte Informationen hinzufügen, sowie die Währung auswählen.

Sind die Rechungen erst mal gespeichert, müssen Sie die verschiedenen Rechnungszeilen eingeben. Dazu können Sie die zwei folgenden Methoden auswählen:

  • das ganze Feld manuell eingeben
  • Ein Produkt benützen um die Felder automatisch auszufüllen

Tipp

Rechnungszeilen Beschreibung

Die Rechnungszeilenbeschriftung ist mehr als ein Titel als ein Kommentar. Möchten Sie mehr Informationen hinzufügen, können Sie das Feld „Weitere Infos“ gebrauchen.

Wählen Sie einen Eintrag in den Rechnungszeilen aus. Nun werden folgende Felder automatisch ausgefüllt:

  • Beschreibung: dies ist die Produktbeschreibung
  • Konto: wird durch das Verkaufs- oder Einkaufskonto definiert. Wenn kein Konto im Produktformular definiert ist, benützt odoo die Eigenschaften der Kategorie mit der das Produkt assoziert ist
  • Mengeneinheit: dies ist standardmässig im Produktformular definiert
  • Preis/ME : wird mit dem Verkaufspreis im Produktformular definiert
  • Umsatzsteuer: wird im Produktformular und im Partnerformular definiert

Tipp

Manegement des Preises inkl. Steuern

Odoo erstellt und verarbeitet Rechnungen standardmässig ohne Steuern – diese werden separat gemanaget. Odoo kann Steuern auch inklusive Preise managen, wenn Sie das Steuern inklusive Feld in der Steuerkonfiguration markieren.

Sie können mehrere Rechnungszeilen eingeben und die Daten modifizieren, welche automatisch durch odoo erstellt werden.

Wurden die Rechnungszeilen erstmal eingegeben, können Sie auf Speichern klicken, um Details über die kalkulierte Steuer zu erhalten:

  • unversteuerte Beträge
  • Steuerbetrag
  • Total

Im anderen Informationsreiter finden Sie im unteren Bereich Details über das kalkulierte Total für verschieden Steuersätze die in den Rechnungen gebraucht werden.

Bevor Sie die Rechnung bestätigen, können Sie das Datum modifizieren und die Buchhaltungsperiode anpassen, die Standardmässig gegeben sind.

Ein Klick auf PRO-FORMA macht die Rechnung vom Entwurf zum Pro-Forma. Mit dem „Genehmigen & Buchen“ Button können Sie die Rechnung bestätigen.

Hinweis

Mit dem PRO-FORMA Button können Sie unter Einstellungen > Finanzen > eInvoicing & Payments aufrufen und mit dem Feld Allow pro-forma invoices aktivieren.

Sobald Sie eine Rechnunge validiert haben, gibt Ihnen odoo eine einzigartige Nummer aus einer definierten Sequenz zurück. Normalerweise setzt diese sich wie folgt zusammen Journal Code/Jahr/Sequenz Nummer. Z.B. SAJ/2014/005. Eine Rechnungsnummer kann nicht modifiziert werden. Stattdessen können Sie unter Einstellungen > Konfiguration > Finanzen in der eInvoicing & Payments Sektion die Sequenznummer modifizieren und Next Invoice number angeben.

Buchungseinträge, die mit dieser Rechnung in Verbindung stehen, werden automatisch generiert, wenn Sie die Rechnung bestätigen. Die Details sehen Sie, wenn Sie den Eintrag im Journal anklicken und dort nach Kontenbewegungen, welche durch diese Rechnungsnummer generiert wurden.

Desweiteren können Sie Rechnungen auch drucken oder verschicken.

 

Anwendungsbeispiele

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