Kunden-Rechnungen


Rechnungen & Zahlungen

odoo bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, um die Übersicht Ihrer offenen Rechnungen und Zahlungen zu verwalten:

  • einfache Handhabung von Rechnungen
  • effiziente Encodierung vom Zahlungsprozess Ihrer Kunden

Unterscheiden Sie die zwei folgenden Prozesse:

  • einfacher workflow für nicht-Buchhalter
  • Übersicht und Verfolgen Ihrer Zahlungen, generell Buchhaltung im Auge behalten

Rechnungs-Workflow

Eine Rechnung kann aus verschiedenen Dokumenten erstellt werden, wie z.B. aus Bestellungen oder Verkaufsaufträgen. odoo schlägt Ihnen die Methoden automatisch vor.

Unternehmen, die mit einem externen Buchhalter zusammenarbeiten: Hier wollen Sie wissen, welche Rechnungen offen oder bezahlt sind.

Das einfache und spezifische Rechnungssystem von odoo erlaubt Ihnen die Einsicht in die Buchhaltung, auch wenn Sie kein Buchhalter sind. Sie haben die Möglichkeit Ihre Lieferanten und Kunden nachzufassen. Sie sollten diese vereinfachte Buchhaltung benützen, wenn Sie mit einem externen Buchhalter zusammenarbeiten. Das Rechnungssystem beinhaltet Zahlungen und Abrechnungsbelege. Zudem bietet Ihnen odoo eine einfach Methode um Zahlungen zu verbuchen, ohne die komplette Komplexität der Buchhaltung zu verstehen.

Einfache Kundenbelege

Wenn Sie Produkte an Kunden verkaufen, können Sie eine echte Rechnung oder einen Kaufbeleg (Quittung) mitgeben, die in odoo Kundenbeleg genannt wird. Kaufbelege in odoo sind lediglich eine Art von „Auftrags-Ticket“ und keine echte Rechnung.

Workflow Verkauf:

-       Bestellung vom Kunden an Sie

-       odoo erstellt einen Kaufbeleg

-       Verkauf wird getätigt

-       odoo erstellt automatisch einen Journal-Eintrag

-       hier können Sie die Kundenzahlung erfassen

Diese einfache Methode zur Erfassung von Rechnungen setzt keine aufwändige Einrichtung für die Buchhaltung voraus.

Einen Kundenbeleg definieren

Wenn Sie einen neuen Verkaufsbeleg erstellen, müssen Sie den Kunden eingeben für den Sie einen Beleg erstellen möchten. Sie können im Tab Verkaufsinformationen ebenso Verkaufszweige definieren. Hier können Sie das Konto und die Beschreibung definieren. Am Ende des Formulars können Sie zwischen zwei Zahlungsoptionen wählen. Wählen Sie zwischen der Direktzahlung, der nachträglichen Zahlung oder dem Gruppenfonds. Entscheiden Sie sich für die direkte Zahlung, müssen Sie eine Bankkonto-NR. eingeben. Das Total wird automatisch mit der Mehrwertsteuer angezeigt, wenn Sie den „Mehrwertsteuer berechnen“-Button drücken.

Kaufen Sie Produkte von einem Lieferanten, so erhalten Sie einen Einkaufsbeleg, den man in der Buchhaltung auch als „Eigenwechsel“ bezeichnet. Ist ein Einkaufsbeleg bestätigt, wird automatisch ein Journal-Eintrag erstellt und Sie können den Lieferantenbeleg der mit dem Auftrag verbunden ist erfassen. Alles genau gleich wie beim Erfassen von Verkaufsbelgen.

Workflow Einkauf:

-       Bestellung von Ihnen an Lieferanten

-       odoo erstellt einen Einkaufs-Kaufbeleg

-       Einkauf wird getätigt

-       odoo erstellt automatisch einen Journal-Eintrag

-       hier können Sie die Liferantenzahlung erfassen

Sie können Einkaufsbelege über das Menü (Buchhaltung à Lieferanten à Einkaufsbelege) erstellen und modifizieren.

ACHTUNG:

Das Formular für Einkaufsbelege sieht wie das Formular für Verkaufsbelege aus. Wählen Sie das Journal mit Bedacht aus.

Stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen

Es ist überraschend wie viele Firmen im 21. Jahrhundert ihre Rechnungen immer noch manuell verarbeiten, meistens über Post oder E-Mail. Der Trend liegt ganz klar bei der persönlichen Kommunikation mithilfe von Sofortnachrichten, sozialen Netzwerken, etc. Die elektronische Dateninteraktions (EDI) Plattform dient dazu, odoo mehr in moderne Kommunikationssystem zu integrieren, wo elektronische Dokumente ausgetauscht und zwischen Geschäftspartnern synchronisiert werden.

Odoo unterstützt einfache EDI-Mechanismen für spezifische odoo-Dokumente, wie z.B. Verkaufsaufträge, Einkaufsaufträge und Rechnungen.

Das integrierte E-Mail und Rechnungssystem von odoo erlaubt Ihnen, eine Rechnung zu erstellen und diese automatisch mit einem Link zur Rechnung dem Kunden zu schicken.

Der Kunde hat dabei mehrere Optionen. Verfügt Ihr Kunde ebenso über ein odoo-System, kann er die Rechnung die Sie ihm geschickt haben per Klick auf den Link importieren.

Hier sehen Sie einige Beispiele einer solchen EDI-Arbeitsweise:

  1. Ihr Unternehmen erteilt einen Verkaufsauftrag, einen Einkaufsauftrag oder eine Rechnung für einen spezifischen Partner
  2. Der Partner erhält eine E-Mail mit dem Link zu einer Online-Vorschau vom Dokument
  3. In der Online-Vorschau des Dokuments, kann der Partner das Dokument lesen, herunterladen, drucken oder als PDF speichern und aus einigen Optionen wählen:
    1. importieren Sie dieses Dokument in Ihre eigen odoo Installation, indem Sie einfach Ihre Installationsadresse angeben
    2. erstellen Sie eine neue odoo online-Instanz, wo das Dokument vorimportiert wird
    3. generieren Sie das raw EDI Dokument, welches der Partner dann in seine eigen Drittsoftware mithilfe eines entsprechenden EDI-Importsystems
    4. Ihr Partner kann auch über PayPal oder einem anderen Bezahldienst Zahlungen tätigen.

Die E-Mail Benachrichtigung können Sie natürlich Ihren Wünschen entsprechend anpassen und als Vorlage abspeichern. Gehen Sie dazu auf Einstellungen Technisches Email Vorlagen.

Um die EDI Funktion und die automatischen E-Mails für Aufträge freizuschalten, benötigen Sie das EDI-Modul, welches schon von Haus aus installiert ist. Sie müssen für den Partner eine E-Mail Adresse einrichten und sicherstellen, dass die „Opt-Out“ Checkbox inaktiv ist.

Ihr System-Administrator kann einen Mail-Server für die ausgehenden Mails einrichten. E-Mail Nachrichten werden in eine Warteschlange gesetzt und fortlaufend abgearbeitet. Sie können unter Einstellungen Technisches Email Nachrichten auch das sofortige Senden forcieren.

Behalten Sie den Überblick über die Zahlungen Ihrer Kunden

Es ist wichtig die Zahlungen Ihrer Kunden und Lieferanten im Auge zu behalten. Benutzer die über keine Buchhaltungskenntnisse verfügen und odoo nur benützen um eine Übersicht Ihrer Zahlungen zu erhalten, können die Zugriffsrechte für Rechnungen und Zahlungen über das Benutzerformular setzen.

Kundenzahlungen erlaubt Ihnen die Zahlungen Ihrer Kunden zu erfassen. Um eine Zahlung zu erfassen, müssen Sie den Kunden, die Zahlungsart und den Betrag eingeben. odoo wird die Kontenabstimmung mit offenen Rechnungen, Vorauszahlungen, etc automatisch vorschlagen.

Sie können Kundenzahlungen unter Buchhaltung Kunden Kundenzahlungen

Erfassen. Klicken Sie hierzu auf „Erstellen“.

Kundenzahlungen

Nehmen wir an Sie haben eine Rechnung von 3000 Euro. Den Betrag, welchen Sie vom Kunden erhalten, beläuft sich aber auf 2995 Euro. Sie würden diese Rechnung als bezahlt erachten. Wie fahren Sie nun fort?

Um eine neue Kundenzahlung zu erstellen, wählen Sie den Kunden, tippen Sie den bezahlten Betrag ein (2995 Euro) und geben Sie die Zahlungsmethode ein. Jegliche offenen Rechnungen oder ausstehenden Beträge vom jeweiligen Kunden, werden im unter im Reiter Zahlungsinformationen angezeigt. In diesem Beispiel werden die 3000 Euro angezeigt.

Wenn Sie odoo mitteilen möchten, dass die Rechnung als bezahlt gilt, klicken Sie einfach auf die Rechungszeile im Reiter Zahlungsinformationen. Markieren Sie nun die „volle Begleichung“-Checkbox. Sie werden feststellen, dass sich der Betrag zum vollen Betrag der Rechnung wird.

Wählen Sie die richtige Option im Feld “Zahlungsdifferenz” z.B. Ausgleichszahlung (Wählen Sie die Option offenhalten, wenn Sie die CHF/€ 5 vom Kunden erhalten möchten). Die Abschreibung wird automatisch vorgeschlagen. Sie müssen lediglich das Ausgleichskonto buchen. Sie können die Ausgleichsbuchung auch kommentieren.

Hinweis

Analytische Konten

  • Auch mit einer analytischen Buchhaltung können Sie Abschreibungen verbuchen
  • Machen Sie Zahlungen die dem nicht direkt angerechnet werden

Ein Beispiel: Ihr Kunde hat zwei offene Rechnungen. Eine in der Höhe von 2000 Euro und die andere 1500 Euro. Der Kunde bezahlt 1000. Diesen Betrag können Sie keinem der bei keiner der Rechnungen direkt verbuchen. Sie können nur eine Vorauszahlung eingeben. Wie fahren Sie fort?

Geben Sie in Ihrer Kundenzahlung als bezahlten Betrag 1000 Euro ein, wird dies der ältesten Rechnung gutgeschrieben. Sie wissen aber nicht welche Rechnung das genau ist. Klicken Sie in die erste Zeile mit dem Betrag und setzen Sie diesen auf 0. Bestätigen Sie die Zahlung. Das System erstellt nun eine Vorauszahlung von 1000 Euro für den betroffenen Kunden.

Tipp

Lieferantenzahlungen

  • Verfolgen Sie mithilfe des Formulars für Lieferantenzahlungen, die Zahlungen für Ihre Lieferanten

Wählen Sie dafür Finanzen Lieferanten Lieferantenzahlungen und Klicken Sie auf „Anlegen“, um eine neue Lieferantenzahlung zu erstellen.

Fomular für Lieferantenzahlungen

  • Encodieren Sie Ihre Bankauszüge
  • Importieren Sie Zahlungen aus einer CODA-Datei (installieren Sie vorher das l10n_be_coda-Modul

Gehen Sie wie folgt vor:

Sie müssen das Bankkonto Ihres Unternehmens angeben für den Sie CODA-Dateien akzeptieren möchten.

  • Geben Sie das Konto des Unternehmens ein, für das Sie CODA-Dateien akzeptieren möchten
  • Wählen Sie unter FinanzenàKonfigurationàFinanzkontenàEinrichten der Bankkonten
  • Wählen Sie den Typ für das Bankkonto aus (IBAN oder normal)
  • Benützen Sie für elektronische Zahlungen IBAN und vergessen Sie nicht den BIC-Code Ihrer Bank anzugeben

Tipp

Bank Journal

Speichern Sie das Bankkonto ab, wird automatisch ein Journal-Eintrag erstellt Gehen Sie danach wie folgt vor:

  • Fügen Sie Details für jeden Partner zum Bankkonto hinzu, der über eine Bank bezahlt (im Reiter Buchhaltung)
  • Laden Sie die CODA-Datei über Ihre Bank herunter. Importieren Sie das elektronische Bankstatement über FinanzenàBank und BarkassenàBankauszüge
  • Geben Sie die benötigten Daten ein. Wählen Sie die CODA-Datei in Ihrem Verzeichnis aus und Klicken Sie auf „Importieren“.

odoo wird einen Entwurfs-Bankauszug in das ausgewählte Journal importieren sowie alle entsprechenden Kunden-/Lieferantenzahlungen. Sie können den Bankauszug bei Bedarf abändern. Gehen Sie hierfür zu Finanzen; Bank und Barkassen; Bankauszüge.

Anwendungsbeispiele

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