Der Stellenwert von gutem Dokumentmanagement


Globalisierung heisst, dass Arbeitsplätze geografisch immer häufiger getrennt sind.
Dies bedeutet, dass Dokumente von Personen aus verschiedenen Ländern bearbeitet und geteilt werden.
  

Sie werden Kommunikationsprobleme sogar zwischen Angestellten im gleichen Büro bekommen, wenn diese nicht den Zugriff auf Dokumente haben die sie benötigen.
Einige Dokumente befinden sich nur auf einzelnen Rechnern, andere auf freigegeben Servern, wiederum andere bestehen nur in Papierform, etc.
 

Sind Speicherung und Indexierung schlecht organisiert, dann werden die Dokumente selbst nutzlos, da sie nicht mehr auffindbar sind. 

Schlechtes Dokumentmanagement kann zu enormem Zeitverlust führen. Fragen Sie sich selbst, wie oft folgendes Sie folgendes suchen:

  • einen Lieferantenkatalog, der einem Einkaufsmanager zugeschickt wurde
  • einen Kundenvertrag, der vor mehreren Monaten unterschrieben wurde
  • Bedingungen und Konditionen, welche einem spezifischen Kunden offeriert wurden
  • Dokumente zur Neueinstellung eines Angestellten
  • eine Bestellbestätigung eines Kunden, welche einem Verkäufer zugeschickt wurde
  • eine Prozedur Ihrer Qualitätsdokumentation
  • eine E-Mail die einem Ihrer Arbeitskollegen zugeschickt wurde
  • ein Dokument, das Sie als Vorlage für einen spezifischen Vertragstyp benötigen
  • ein kompletter Verlauf der Kommunikationen zwischen Ihnen und dem Lieferanten über einen Vertrag

Schlimmer als der Zeitverlust, ist der Einfluss auf die Organisation und die Dienstleistungen Ihres Unternehmens.
In einem solchen Unternehmen sind möglicherweise folgende Probleme vorhanden:
 

  • Dokumente haben keine Standartformatierung
  • jeder Verkäufer bereitet Offerten auf seine Weise vor
  • eine Korrektur für einen Dokumententyp bleibt innerhalb einer kleinen Gruppe von Personen und wird nicht für das ganze Unternehmen geltend gemacht
  • Versionsmanagement existiert nicht oder ist nur in chaotischer Form vorhanden

Ein gut integriertes Dokumentmanagementtool kann also ein wichtiges Tool sein, um Ihr Unternehmen weiterzubringen.
Mit diesem können Sie ganz einfach folgendes erreichen:
 

  • Fortsetzen der Arbeit eines Kollegen, der sich im Urlaub befindet und wenn nötig, Kontaktaufnahme mit dem Kunden
  • erhalten Sie mit wenigen Klicks alle Dokumenttypen, sodass Sie Unternehmensstandards in den Bereichen, Bestellbestätigung, Preisanfragen, Meetings, Vertragsbeispiele, und Modell für Fax/Briefe einhalten können
  • rufen Sie Prozeduren und andere verwandte Dokumente auf, wenn Sie nicht mehr wissen wie eine bestimmt Aufgabe ausgeführt wird – dieses Thema tritt bei der Anstellung von neuem Personal, Organisation einer Konferenz, oder Strukturierung eines Meetings immer wieder auf
  • verwenden Sie Arbeiten von Kollegen wieder, um die gleichen Anforderungen zu erfüllen
  • finden Sie alle Aufträge eines Kunden/Lieferanten in wenigen Sekunden, um Fragen zu beantworten oder eine Diskussion fortzuführen, wenn die ursprüngliche Anlaufstelle Ihres Unternehmens nicht verfügbar ist
  • bauen Sie Ihre eigenen Arbeitsmethoden auf und ermöglichen Sie Ihren Kollegen, von jeder Verbesserung eines Dokumenttyps oder eines Prozesses zu profitieren

Aus diesen Beispielen können Sie den Stellenwert eines guten Dokumentmanagements ableiten und sich die Vorteile vorstellen, die es Ihrem Unternehmen in der Produktivität sowie der Output-Qualität von Angestellten bringen kann. 




Anwendungsbeispiele

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