Abrechnen von Rechnungen


Abbrechen einer Rechnung

Standardmässig erlaubt es odoo nicht, Rechnungen abzubrechen, die bereits bestätigt wurden. Da Buchungen erstellt wurden und diese theoretisch nicht einfach gelöscht werden können. In manchen Fällen ist es aber eher angebracht, eine Rechnung abzubrechen, als eine Gutschrift zu erstellen und die beiden Einträge abzugleichen.

Odoo bietet beide Wege an. Erlauben Sie das Abbrechen von Rechnungen, indem Sie die Box „Allow Cancelling“ in den Journaleinträgen, die mit dieser Rechnung verbunden sind, aktivieren. Sie werden dann die Möglichkeit haben, Rechnungen abzubrechen, wenn die folgenden zwei Bedingungen stimmen:

  1. Die Konteneinträge wurden nicht abgeglichen oder bezahlt: wenn dies nicht zutrifft, müssen Sie den Ausgleich zuerst abbrechen
  2. Die Buchungsperiode oder das finanzielle Jahr wurden noch nicht abgeschlossen: wenn es abgeschlossen wurde, sind keine Modifikationen mehr möglich

 

1.1 Rechnungsentwürfe

Das System generiert Rechnungsvorschläge, die zunächst auf den Entwurfsstatus gesetzt werden. So lange diese Rechnungen nicht bestätigt werden, haben sie keine Auswirkung auf die Rechnungslegung innerhalb des Systems. Wenn Sie das gerne möchten, können Sie ihre eigenen Rechnungsvorschläge erstellen.

Über das Menü Rechnungen können Sie manuell Entwürfe für Kundenrechnungen erstellen. Die für die Rechnungsstellung benötigten Informationen werden automatisch von Partnerformularen (wie Zahlungsbedingungen und Rechnungsadresse), vom Produkt (wie beispielsweise das zu verwendende Konto) oder aus einer Kombination der beiden (wie anwendbare Steuern und der Preis des Produkts) übernommen.

Rechnungsentwürfe

Es gibt mehrere Vorteile bei der Arbeit mit Rechnungsentwürfen:

– Sie haben einen Zwischenprüfungszustand bevor die Rechnung genehmigt wird. Dies ist sinnvoll, wenn Ihre Buchhalter nicht diejenigen sind, welche die ursprüngliche Rechnung erstellen aber diese dennoch genehmigen müssen, bevor die Rechnung in der Rechnungsführung erfasst wird.

– Es ermöglicht Ihnen, Rechnungen im Voraus zu erstellen ohne diese zur gleichen Zeit genehmigen zu müssen. Sie sind ebenfalls in der Lage, alle Rechnungen, welche auf eine Genehmigung warten, aufzulisten.

 

1.2. Entwurfs- oder Proforma-Rechnungen

Sie können eine Rechnung im Entwurfs- oder Proforma-Zustand genehmigen (oder bestätigen. Eine Proforma-Rechnung hat weder eine Rechnungsnummer noch verzeichnete Buchungen. Die Proforma-Rechnung wird allgemein als Vorabrechnung oder für Zollzwecke verwendet. Sie ist förmlicher als ein Rechnungsentwurf und die Proforma-Rechnung kann später in eine offene Rechnung umgewandelt werden.

Tip

Proforma-Rechnung in Rechnung

Gehen Sie zu dem Menüpunkt Einstellungen im Rechnungs- und Zahlungsabschnitt, wählen Sie die Einstellung „Proforma-Rechnungen“ erlauben. Dann wird die Proforma-Rechnung im Rechnungsformular angezeigt. Eine offene Rechnung hat eine eindeutige Rechnungsnummer. Die Rechnung wird dem Kunden zugestellt und im System markiert, dass die Zahlung offen ist.